Marin Vlada's Blog-Terra, EU-România: Google Drive – crearea formularelor şi chestionarelor

Thursday, April 3, 2014

Google Drive – crearea formularelor şi chestionarelor

“Nimic nu costă mai scump decăt neştiinţa” Grigore C. Moisil

TUTORIAL pentru studenţi, profesori, cercetători, specialişti.

Produsul software (serviciul) Google Drive este destinat pentru crearea, stocarea şi utilizarea diverselor documente: word (.doc), prezentări (.ppt), foi de calcul (.xls), newsletter, formulare şi chestionare, etc. Aplicaţia Google Drive este disponibilă pentru PC/Mac, Chrome OS, iphone/iPad, şi pentru dispozitive sub sistemul de operare Android OS.
Observaţia 1: Toate facilităţile şi serviciile oferite de Google nu pot fi accesate dacât dacă utilizatorul are creat un cont Google. Prin urmare, utilizatorul ce nu are creat un cont Google, trebuie să-şi creeze cont sub Google, şi astfel beneficiază de toate serviciile Google, de exemplu: Gmail (serviciul e-mail), crearea unui Blog (Blogger), crearea unui site (Sites), creare şi stocarea de documente (Docs şi Drive), crearea de formulare şi chestionere (Drive), etc.
Observaţia 2: Un singur cont Google pentru toate serviciile Google.

Update: Google: A New World for Learning - http://mvlada.blogspot.ro/2012/ , 20 Must-have iPad Apps for Student Researchers and Academics - http://www.educatorstechnology.com/2014/

EXEMPLU: Crearea formularelor şi chestionarelor cu Google Drive

Trebuie să precizăm că înainte de a elabora un formular sau un chestionar utilizatorul trebuie să aibă cunoştinţele necesare privind rolul şi structura acestora, precum şi unele exemple din diverse domenii. În termenii utilizaţi de Google, un Formular are un Titlu (Title), ca format o Temă (Theme), şi ca structură o mulţime de Întrebări (Questions) considerate Item-uri. Întrebările pot fi de următoarele tipuri: Text, Paragraph text, Multiple choice, Checkboxes, Choose from a list, Scale, Grid, Date, Time. Există formulare simple (de exemplu, formularul pentru Contact), dar şi formulare şi chestionare foarte complexe ce necesită diverse prelucrări ale informaţiilor stocate. Unele din aceste prelucrări sunt oferite automat de către Google Drive. Se pot studia exerciţiile 1 şi 2 de mai jos.

Pasul 1. Crearea unui cont Google folosind ca browser Google Chrome sau Mozilla Firefox: se accesează Gmail şi apoi butonul “Create an account” pentru a introduce informaţiile cerute pentru înregistrarea ca utilizator al tuturor serviciilor Google.

Dacă utilizatorul are un cont Google, se accesează Google prin contul utilizatorului

Pasul 2. Se accesează Google Drive, apoi meniul “Create” ce oferă submeniurile “Folder”, “Document”, “Presentation”, “Spreadsheet”, “Form”, “Drawing”. Se recomandă sa se creeze un folder în care se vor salva fişierele pentru formulare, apoi se alege submeniul “Form”.

Pasul 3. Vom crea mai înainte un exemplu simplu de formular tip Contact. Se alege submeniul “Form” pentru a crea un formular nou. Se va deschide fereastra corespunzătoare pentru un nou formular pentru care trebuie sa se indice Titlul, eventual şi Tema (Choose title and theme), prin temă se înţelege un model/template (background). Se finalizează prin butonul OK. Numele pentru titlul formularului va apărea în partea stângă-sus din pagina documentului. Acest nume poate fi modificat (Rename) prin accesarea acestuia. Un ghid (Forms Help) pentru indicaţii privind Help se găseşte prin accesarea meniului “Help” din bara de meniuri aflată în partea de sus.

Pasul 4. Se vor indica elementele pentru primul Item (prima întrebare): Question Title, Help Text, Question Type, respectiv Required question (întrebare obligatorie, se validează sau nu). Aceste elemente se vor indica de fiecare dată când se va adăuga un nou Item (o noua întrebare), după care se accesează Done. Se va avea grijă ca la tipul întrebării (Question Type) să se aleagă din lista: Text, Paragraph text, Multiple choice, Checkboxes, Choose from a list, Scale, Grid, Date, Time. Pentru informaţiile introduse la fiecare întrebare se poate opta pentru validarea lor prin “Data validation”.

Folosind cele trei butoane din dreapta-sus, fiecate item (întrebare) poate fi prelucrat prin editare, duplicare sau ştergere. De asemenea, după adăugarea de item (întrebare) poate fi vizualizat conţinutul final al formularului (View live form) prin accesarea funcţiei View live form aflate în bara de funcţii din partea dreapta-sus.

Pasul 5. Dacă prima întrebare (primul item) a fost creată, se poate vizualiza parţial conţinutul final al formularului aşa cum s-a indicat la pasul anterior. Folosind butonul “Add item” se vor adăuga alte două întrebări (item-uri), şi anume E-mail şi Mesaj, de tip “Text”, respectiv “Paragraph text”, aceste tipuri se pot alege din tabelul afişat dacă se accesează săgeata de la butonul “Add item”. În acest tabel sunt afişate cele 3 categorii de tipuri: BASIC (Text, Paragraph text, Multiple choice, Checkboxes, Choose from a list), ADVANCED (Scale, Grid, Date, Time), LAYOUT (Section header, Page break, Image, Video). Prin urmare, într-un formular mai complex se pot însera imagini, video, salt la pagină sau secţiuni noi. Aceste categorii pot fi accesate şi din meniul “Insert” oferit în bara de meniuri din partea de sus.

Pasul 6. În acest moment formularul este ceat şi poate sa fie vizualizată forma finală folosind “View live form” ce se află ân partea dreapta-sus din bara de funcţii. Urmează utilizarea formularului ce se poate realiza prin 2 modalităţi: înserarea într-o pagină web (blog, site, etc.) printr-un link sau prin cod (Embed: Paste HTML to embed in website), respectiv trimiterea formularului (Send form via email) la un număr de adrese e-mail. Pentru utilizarea formularului se accesează butonul “Send form” aflat în partea de jos a formularului şi care produce apariţia unei ferestre unde se poate opta pentru cele două modalităţi. Aceste acţiuni se pot accesa şi din meniul “File” ce se află în partea stânga-sus din bara de meniuri.

în primul caz se înserează un Link share, de exemplu: https://docs.google.com/forms/d/1vz9E_f1DnquVijwAFxKZfknfdNBXb7cwDXi6yNft1ws/viewform sau se înserează codul HTML (Embed: Paste HTML to embed in website), de exemplu prin modificarea Custom size Width (in pixels): , Height (in pixels): < "iframe frameborder="0" height="500" marginheight="0" marginwidth="0" src="https://docs.google.com/forms/d/1vz9E_f1DnquVijwAFxKZfknfdNBXb7cwDXi6yNft1ws/viewform?embedded=true" width="760" > Loading...
în al doilea caz formularul se trimite prin e-mail la un număr de adrese e-mail, conţinutul mesajului va conţine un link share către formularul online, precum şi conţinutul formularului ce poate fi completat de cei care au primit mesajul.

Pasul 7. Completarea formularului, primirea răspunsurilor (Responses) şi prelucrarea informaţiilor primite (Summary of responses). Completarea formularului de către un respondent (persoana care răspunde la întrebările unui formular) va determina (după accesarea butonului “Submit”) stocarea informaţiilor de către Google Driver în https://docs.google.com prin crearea unei foi de calcul, de exemplu, ce se ceează automat cu numele Formular Contact (Responses), şi a unui Summary of responses. Din acest motiv, la pasul 2 s-a recomandat crearea unui folder în care să se afle documentele aferente acestei activităţi.

Iniţial, după ce s-a creat formularul apare în meniul de sus Responses(0). Cel care a creat formularul (utilizatorul cu cont Google) are posibilitatea opţiunii pentru stocarea răspunsurilor de la respondenţi:

stocarea informaţiilor într-o foaie de calcul (Store responses in a spreadsheet), în acest caz se ceează automat un fişier cu numele Formular Contact (Responses), al cărui conţinut se poate vizualiza prin accesarea fucţiei View responses din meniul Responses sau din bara de funcţii (a doua bară de sus); folosind funcţia/butonul “Choose response destination”

se poate schimba destinaţia răspunsurilor (Change your response destination) într-o nouă foaie de calcul; folosind funcţia “Unlink form” în orice moment se poate opta ca informaţiile să nu mai fie prezentate în foaia de calcul, iar informaţiile primite nu se pierd, deoarece acestea sunt automat stocate în Summary of responses; de asemenea, în orice moment se poate utiliza funcţia “Delete all responses” pentru a şterge din răspunsurile primite;

stocarea implicită a informaţiilor de la respondenţi (Keep responses only in Forms) în docs (Form) se va face automat chiar dacă nu se doreşte stocarea lor într-o foaie de calcul. Pentru a accesa răspunsurile primite se recomandă accesarea File -- Download as -- Comma Separated Values. Folosind funcţia “Summary of responses” se vizualizează toate informaţiile primite de la respondenţi împreună cu prelucrările corespunzătoare; dacă se acesează “View all responses” se vizualizează toate informaţiile într-o foaie de calcul, iar dacă se accesează “Publish analytics” se poate opta ca toţi respondenţii (persoanele care au completat formularul) să aibă acces la rezultatele formularului (Summary of responses).

Exerciţiul 1-Exemplu: Chestionar privind învăţarea organizaţională şi performanţa

Ref.: Alexandra Luciana Guţă, doctorand în domeniul Management, Şcoala Doctorală de Economie şi Administrarea Afacerilor, Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor, Universitatea “Alexandru Ioan Cuza” din Iaşi, 2014. - Chestionar, https://docs.google.com/forms/d/1GtKDMKRLUWiApTPzB-KROMrSvv_dGgpywj3rG1Wb63Q/viewform

Notă: “Cercetarea vizează: învăţarea organizaţională (ca abilitate respectiv proces), performanţa organizaţională, valoarea şi unicitatea capitalului uman (a abilităţilor, competenţelor şi cunoştinţelor capitalului uman) şi concepte conexe acestora, precum: managementul relaţiei dintre procesul de învăţare organizaţională şi performanţa organizaţională, interesul şi intenţia pentru învăţarea organizaţională, practici prin care se poate facilita învăţarea organizaţională, etc.”

Chestionarul conceput are următorul set de itemi:
1. Măsurarea abilităţii de învăţare organizaţională
2. Măsurarea procesului de învăţare organizaţională
3. Evaluarea utilizării unor practici prin care se poate facilita învăţarea organizaţională
4. Alte practici prin care se poate facilita învăţarea organizaţională
5. Măsurarea performanţei organizaţionale
6. Măsurarea performanţei organizaţionale privind activitatea educaţională
7. Măsurarea performanţei organizaţionale, privind activitatea de cercetare
8. Evaluarea managementului relaţiei dintre procesul de învăţare organizaţională şi performanţa organizaţională
9. Evaluarea valorii capitalului uman pentru organizaţie
10. Evaluarea unicităţii capitalului uman
11. Evaluarea interesului şi a intenţiei pentru învăţarea organizaţională
12. Evaluarea tensiunii între asimilarea de cunoştinţe noi învăţate şi utilizarea a ceea ce s-a învăţat deja
13. Evaluarea tendinţei de a utiliza soluţii cunoscute, soluţii dovedite sau soluţii similare
14. Informaţii de indentificare a respondentului.

Exerciţiul 2-Exemplu: Formularul de Candidatură Internship@Gov.ro 2014

Ref.:
- Programul oficial de internship organizat de Guvernul României, 2014, http://internship.gov.ro/informatii/guvernul-romaniei/
- Formularul de candidatură la Programul Internship.gov.ro al Guvernului României, https://docs.google.com/forms/d/1FASDqfkpslIKi_Cv4b-hj0T4YFG1hGb3AV2rfRZeZX8/viewform

Vor fi următoarele categorii de informaţii :

Date de identificare (datele personale de identificare) – Prenume, Nume de familie, Data naşterii (month, day, year), Localitatea naşterii, Judeţul naşterii, Cetăţenia româna
Date de contact (informaţiile privind adresa la care poţi primi corespondenţă) - Telefon mobil, Adresă de e-mail, Adresă de corespondenţă
Pregătire academică (detaliază experieţele academice cele mai relevante) - Experienţa nr. 1 (Universitate, facultate, Tipul studiilor, Promoţia, Specializarea studiilor, Principalele discipline studiate, Media anilor de studiu, Media examenului de absolvire, Persoană de contact pentru referinţe), Experienţa nr. 2 (…), Experienţa nr. 3 (…)

Alte studii relevante- descrie alte experiențe precum cursuri, Şcoli de vară, evenimente, dezbateri considerate relevante (dacă este cazul) - ...
Experienţa profesională - detaliază experienţele profesionale cele mai relevante (dacă este cazul) - ...
Competenţe lingvistice - ...
Competenţe IT - …
Motivaţie şi preferinţe - …
Inovare - detaliază 3 iniţiative care pot schimba România și la care ai dori să contribui - ...
Confirmare „Prin prezenta, declar pe proprie răspundere că informaţiile completate anterior sunt corecte şi complete. Conştientizez faptul că orice informaţie falsă poate conduce la excluderea candidaturii mele” - Numele complet, Data trimiterii.

Despre complexitatea formularelor şi chestionarelor

Întrebările la crearea formularelor / chestionarelor cu Google Drive pot fi de următoarele tipuri: Text, Paragraph text, Multiple choice, Checkboxes, Choose from a list, Scale, Grid, Date, Time.

Tipuri de întrebări complexe:

Multiple choice – alegere multipla cu un singur răspuns, se alege o singură variantă dintr-un set de 2 sau mai multe opţiuni, semnul grafic de validare fiind un cerc mic; de exemplu, pentru întrebări cu răspunsuri DA sau NU, pentru întrebarea pentru Sex: Masculin sau Feminin, pentru întrebarea “Media de la Bacalaureat”, pot exista un număr de 4 opţiuni din care se alege o singură variantă: 6-6,9; 7-7,9; 8-8,9; 9-10;

Checkboxes – casete de selectare pentru unul sau mai multe răspunsuri, se alege o singură variantă sau mai multe dintr-un set de 2 sau mai multe opţiuni, semnul grafic de validare fiind un dreptunghi mic; de exemplu, unul sau mai multe răspunsuri pentru întrebarea “De unde aţi cumpărat ultima dată o carte?”, unul sau mai multe răspunsuri pentru întrebarea “Unde vă petreceţi timpul liber?”;

Choose from a lis – alegerea dintr-o listă a unui singur răspuns, se alege un singur element dintr-o lista cu două sau mai multe elemente; de exemplu, se alege un element din lista ţărilor la întrebarea “Ţara de origine ?”, se alege un element din lista universităţilor din România la întrebarea “Universitatea ?”;

Scale – scara de valori a unui criteriu de evaluare prin punctaj (note, puncte, etc.) reprezentat de numerele de la 0 la 10, cu indicarea unei denumiri pentru limita inferioară şi limita superioară (de exemple: “foarte slabă”, respectiv ‘foarte bună”);

Grid – grilă/reţea, o matrice definită prin denumiri ale liniilor (Row label) şi denumiri ale coloanelor (Column label), liniile reprezentând entităţi, iar coloanele reprezentând criterii, motiv pentru care atunci când se completeazaă formularul, pe linie trebuie să fie un unic răspuns; ca exemple, fie item-ul I de la Exerciţiul 1 şi item-urile “Competenţe lingvistice” şi “Competenţe IT” de la Exerciţiul 2.

Despre Google products & Apps

Ref.: https://support.google.com/?hl=en

Google Apps Service: Gmail, Search, Drive, Docs, Sheets, Slides, Drawings, Sites, Blogger, Chrome, Calendar, Books, Google+, Maps, YouTub e, Google Play, Talk, Chat, Groups, News, Translate, Scolar, Mobile, Android OS, etc.